Деловые коммуникации: предупреждаем ошибки в общении
Aleksaschool.ru

Женский портал

Деловые коммуникации: предупреждаем ошибки в общении

7 распространённых ошибок невербального общения в деловых переговорах

На положительный результат деловых переговоров может повлиять большое количество самых различных факторов, в число которых, безусловно, входит и язык тела.

В некоторых ситуациях именно он может стать тем самым важным аргументом, когда деловой партнер смотрит на вас и в это время принимает решение. Вот почему очень важно и действительно нужно обращать внимание на разные, на первый взгляд, совсем несущественные и незначительные мелочи, в том числе и невербальные.

Понятие «невербальная коммуникация» действительно обширно, в него входит и поза человека, и его осанка, и его жестикуляция, и даже различные привычки, например, во время разговора периодически взъерошивать волосы на голове.

Поначалу достаточно сложно понять и осознать, что многие жесты читаются очень легко, поскольку они иной раз «говорят» гораздо больше слов, а ваш потенциальный партнер во время переговоров очень пристально наблюдает за всем вашим поведением. Но когда вы научитесь управлять собственным телом, то сможете в полной мере оказывать существенное влияние на сам ход переговоров, направляя их в необходимую вам сторону.

Как сделать так, чтобы результат общения с бизнес-партнерами был таким, каким его хотелось бы видеть вам? Для начала нужно всего лишь стараться избегать самых распространенных ошибок, которые достаточно часто можно увидеть на подобных переговорах.

1. Вы буквально не расстаетесь со своим смартфоном, КПК или другим подобным карманным устройством

Вы все время очень внимательно на него смотрите, практически не отрываете своего взгляда от экрана, а партнер считает, что тема беседы вам абсолютно не интересна, не говоря уже о том, что такое поведение является актом элементарного неуважительного отношения к собеседнику.

Если вы реально заинтересованы в положительном результате переговоров, то любое устройство, которое вас отвлекает, нужно немедленно выключить и убрать.

Кроме того, не надо его использовать также в качестве электронной записной книжки для собственных записей в течение переговоров, поскольку со стороны всем присутствующим кажется, что вы в данный момент с кем-то оживленно переписываетесь.

Для записей все же лучше использовать традиционные предметы – блокнот и ручку. Даже если в блокноте вы будете рисовать портрет партнера или цветочное поле, сохраняя при этом умный и сосредоточенный вид, выглядеть это будет гораздо эффектнее и предпочтительнее, чем реальное использование электронного блокнота в смартфоне.

2. Вы периодически потираете руки или сжимаете их

Подобные жесты «говорят», что вам в данную минуту очень некомфортно, и вы из-за чего-то сильно нервничаете. Некоторые люди могут воспринять ваше потирание рук как сигнал о том, что вы уже не сомневаетесь в полнейшем успехе сделки и практически подсчитываете прибыль. Подобное поведение создает у вашего собеседника не самое лучшее впечатление о вас.

Старайтесь держать руки в обычном, естественном положении, которое зависит от вашей позы – сидите ли вы или стоите: ваши руки должны располагаться либо на коленях, либо вдоль тела. Не нужно надавливать на суставы пальцев, добиваясь их хруста – это типичный жест желающего обратить на себя внимания мачо.

3. Вы не следите за своим внешним видом

Ваша одежда выглядит неопрятно, неряшливо и абсолютно небрежно. Если подобный внешний вид для вас – норма, поскольку вам без разницы, в чем вы выходите из дома, то не стоит удивляться, что другие люди считают вас этаким разгильдяем и даже непрофессионалом, который и бизнесом занимается так же безобразно, как и одевается. А элегантный и стильный костюм, напротив, создает о своем хозяине крайне благоприятное впечатление, как о действительно высококлассном профессионале.

4. Вы постоянно смотрите на свои часы

Если вы позволяете себе в течение переговоров периодически следить за временем, бросая свой взгляд на наручные часы, то ваш потенциальный партнер закономерно посчитает, что разговор вам не интересен, поскольку вы буквально демонстрируете собственное наличие гораздо более важных дел.

Подобным поведением вы заставляете и самого собеседника торопиться. Если текущий разговор для вас действительно важен, то просто забудьте о времени и сосредоточьтесь на его теме.

5. Вы периодически скрещиваете руки

Делать этого также не стоит, поскольку это явный признак того, что вы пытаетесь закрыться или даже защититься, а возможно вам просто не нравятся некоторые моменты вашего разговора. Старайтесь следить и контролировать движения собственных рук. Помните о том, что жестом приглашения являются открытые ладони, а в данный момент это именно то, что вам нужно.

6. У вас суетливый взгляд и бегающие глаза

Подобное выражение лица способно в один момент уничтожить самое замечательное впечатление, которое вам удалось произвести своими максимально искренними словами и позитивным настроением. Старайтесь держать под контролем себя и собственные эмоции и не допускайте появления у вас подобного взгляда.

7. Вы буквально стараетесь избежать зрительного контакта

Если вы во время разговора отводите взгляд и стараетесь всеми силами не смотреть собеседнику в глаза, то вы практически «кричите» о том, что вам самому доверять ни в коем случае нельзя. А прочный зрительный контакт, установленные еще в самом начале общения покажет вашу искреннюю заинтересованность в предмете разговора.

Порой во время деловых переговоров иной раз бывает реально мало времени, чтобы добиться расположения собеседника и склонить его на вашу сторону. А вот неверный жест способен сотворить свое черное дело всего лишь за какие-то секунды и практически мгновенно разрушить положительное впечатление о вас, и тогда вы очень долго будете пытаться понять, из-за чего, как и в какой конкретно момент все пошло не так, как вы планировали это с самого начала.

Терять хороших перспективных клиентов из-за элементарного неумения контролировать свое собственное тело – действительно обидно. Старайтесь всегда помнить эти достаточно простые правила и не допускайте того, чтобы ваше собственное тело действовало против вас. Работайте над собой, и пусть ваши жесты и ваше поведение станут вашими безусловными союзниками в этом нелегком деле.

5 основных ошибок в коммуникации и способы их избежать

Общение — сложная и непредсказуемая штука, которая прямо влияет на репутацию, карьеру и личную жизнь. Рассказываем, какие коммуникационные ошибки являются самыми распространёнными в современном мире и что делать, чтобы наконец перестать их совершать.

Современные технологии позволяют нам общаться друг с другом быстрее и чаще, но это вовсе не означает, что коммуникация становится лучше и эффективнее.

Некоторые недопонимания могут просто нас раздражать, а некоторые вполне могут стать поводом для ссор и конфликтов вплоть до прекращения отношений. Вот почему важно рассмотреть пять примеров самых распространённых коммуникационных ошибок и научиться грамотно их предотвращать.

Ошибка № 1. «Они же знают, о чём я думаю»

В нашей голове постоянно роится множество мыслей. Можно бесконечно долго и нудно разглагольствовать о том, что близкие, коллеги и друзья понимают нас с полуслова, но на практике дело обстоит куда интереснее: то, о чём мы думаем, непонятно никому, кроме нас самих.

А теперь представьте, в какое положение вы ставите окружающих людей, когда говорите: «Вы же знаете, о чём я думаю». Ничего подобного. Они и не подозревают. Откуда им знать? Ведь бывает и так, что нам самим иногда не до конца понятен ход собственных мыслей.

Допустим, вы делегируете кому-то задачу и ждёте, что она будет выполнена в точности так, как вы себе представили. Но чудес не бывает, мысли читать никто не умеет, и, вероятнее всего, вы получите результат, которым будете разочарованы.

Что делать. Если вы хотите, чтобы окружающие поняли вас как можно правильнее и лучше, доступно расскажите им о том, чего от них ожидаете. Объясните свою мысль, составьте мини-инструкцию, поделитесь идеями и пожеланиями. Убедитесь, что все поняли, что именно вы имели в виду, чтобы избежать недопониманий и недоразумений.

Читать еще:  Что делать, если появились прыщи после бритья?

Ошибка № 2. Стремление всё усложнять

Вы слишком много говорите и постоянно всё усложняете. Вы рассказываете о вещах, без которых вполне можно было бы обойтись и ничего при этом не потерять. Вы уверены, что чем больше информации (даже не особенно нужной), тем лучше. Когда вы что-то рассказываете, то иногда забываете, с чего начали и к чему хотели прийти.

Что делать. Чтобы избавиться от всего лишнего и сразу перейти к сути дела, предварительно запишите то, что хотели бы сказать. Уберите из текста все метафоры, эмоциональные восклицания, отсылки к собственному детству и прочие ненужные вещи. Сокращайте до тех пор, пока не получите простой и убедительный текст, который наглядно иллюстрирует вашу точку зрения.

Ошибка № 3. Излишняя эмоциональность в деловой переписке

Когда вы отправляете кому-то сообщение, то никогда наверняка не знаете, что именно происходит в данный момент с тем, кому оно адресовано. Вы не можете это контролировать. Если получатель сообщения вдруг окажется в дурном настроении, то он вполне может истолковать ваши слова совсем не так, как хотелось бы. Никогда нельзя предугадать возможную реакцию.

Что делать. Чтобы избежать неловкости в деловой переписке, постарайтесь отправлять коллегам и клиентам максимально нейтральные сообщения безо всякой эмоциональной нагрузки. Придерживайтесь делового тона и оставайтесь профессионалом в любой ситуации. Не давайте эмоциям взять над собой верх.

Ошибка № 4. Использование эмодзи вместо обычных слов

И ещё пару слов о переписке. В наших мессенджерах хранится небывалое количество эмодзи и стикеров буквально на все случаи жизни. Иногда они так хороши, что хочется общаться только с их помощью. Но мы снова сталкиваемся с проблемой, о которой уже говорили выше: даже эмодзи можно истолковать неоднозначно.

Да, можно отправить улыбающийся смайлик другу в ответ на что-то смешное или если вы в хорошем настроении. Но как реагировать на сообщение от делового партнёра, который вдруг решил назначить вам встречу, используя вместо текста набор сомнительных смайликов? Что у этого человека на уме? Не очень понятно.

Что делать. Даже если вы сведущи в этикете эмодзи, то не ожидайте того же самого от всех тех, с кем вам предстоит общаться. Далеко не все люди понимают их значение, и очень немногие готовы тратить своё время, отгадывая, что же вы имели в виду. Оставьте эмодзи для своих хороших приятелей (но и тут знайте меру), а в деловой переписке ограничьтесь обычными словами.

Ошибка № 5. Привычка делать слишком много предположений

Иногда люди не слушают собеседника из-за того, что думают, что уже заранее знают, о чём именно тот хочет им сказать. Или не слушают потому, что отвлекаются, готовя собственный ответ и мечтая побыстрее уже начать говорить.

То же самое происходит и с перепиской. Вы полагаете, что уже знаете, что человек имеет в виду в своём электронном письме или сообщении, ещё даже не дочитав его до конца. Может случиться так, что вы устали, на что-то отвлеклись или на кого-то обозлились и пришедшее сообщение обрело совершенно иной смысл, который вы выдумали сами.

Что делать. Чтобы быть хорошим собеседником, нужно уважать того, с кем вы общаетесь, и внимательно слушать, о чём вам говорят, не отвлекаясь и не делая поспешных выводов. Если дело касается переписки, то медленно и вдумчиво прочитайте пришедшее сообщение, не делая никаких предположений заранее. Сосредоточьтесь на тексте, при необходимости перечитайте его и задайте уточняющие вопросы, если что-то действительно непонятно.

Эти пять ошибок в общении наиболее часто встречаются в нашей повседневной жизни. Постарайтесь обратить на них внимание и по возможности избегать, чтобы не заработать себе репутацию неприятного собеседника.

Речевые ошибки в деловом общении

Описание презентации по отдельным слайдам:

ТИПИЧНЫЕ РЕЧЕВЫЕ ОШИБКИ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ Кириенко Дарья, студентка ЭБ-101. Научный руководитель – к.филол.н., доцент кафедры ГиПД Магомедова П.С.

Цель данной работы – анализ наиболее частотных речевых ошибок в деловом общении

Грамотность речи является неотъемлемым качеством коммуникативно развитой личности. Незнание основ культуры речи может стать причиной неудачи в деловых переговорах.

Функции общения Информационная Контактоустанавливающая Воздействующая

Основные функции речевых формулировок Читающий, говорящий или слушающий участник делового общения обращается к уже готовым устойчивым формулам, позволяющим охарактеризовать стандартные ситуации, возникающие в деловой коммуникации.

Вступление Чем выше уровень владения языковой личностью культурой речи, тем привлекательнее будет его вербальный имидж, продуктивнее результаты делового общения и соответственно социальный и профессиональный статус коммуниканта.

1.Слова – «паразиты» Злоупотребление словами-паразитами мешает смысловому восприятию речи, искажает основную мысль и вызывает раздражение слушателей. «так», «так сказать», «ну вот», «в самом деле», «понимаете», «значит», «эээээ…», «это самое» и др.

2.Речевые штампы 1. универсальные слова, используемые в разных непонятных и неопределенных контекстах и лишающие речь конкретики 2. парные слова, которые употребляются в разговоре как единое сочетание, но не являются фразеологизмами (например, «бурные аплодисменты», «неизгладимое впечатление»).

3.Жаргонные слова (жарго́н (фр. jargon) — социолект, отличающийся от общеразговорного языка специфической лексикой и фразеологией, экспрессивностью оборотов и особым использованием словообразовательных средств, но не обладающий собственной фонетической и грамматической системой

3.Жаргонные слова Профессиональный деловой жаргон, социолект или сленг можно определить как «административно-деловой». примеры: «контролька, безнал, глухарь, висяк, социалка, продавить, состыковать, отавизовать, факсануть» и т.д

3.Жаргонные слова Непозволительно использовать в деловой документации жаргон «управленцев»: «наработать» (материал), «протолкнуть» (продукт), «проработать» (вопрос), «отксерить» (документ), хотя в устном профессиональном общении употребление этих слов допустимо

4.Многословие Плеоназмы: «передовой авангард, совместное сотрудничество», «информационное сообщение» Тавтология: «польза от использования, явление проявляется, следует учитывать следующее», «внешне, так сказать, на взгляд со стороны…, упаковочная лента для упаковки», «дефект воспитания» вместо «дефект конструкции» и т.п.

5.Грамматические ошибки смешение временных значений причастий некорректное использование форм причастий от глаголов совершенного вида ошибочное использование возвратных форм (на -ся)

5.Грамматические ошибки излишнее усложнение речи использование «искусственных» словообразовательных форм неправильный выбор союза повторение частицы «бы» повторение одних и тех же союзов или союзных слов

5.Грамматические ошибки и штампы эмоционально – образные фразеологизмы «иметь на счету, оставлять желать лучшего, находиться на уровне» «высокие договаривающиеся стороны, высокий гость, вручение документов» «подниматься по карьерной лестнице, быть вызванным на ковёр, офисный планктон»

«почва под ногами» вместо «почва из-под ног», «покривил в душе» вместо «покривил душой» «ниже любой критики» вместо «всякой критики», «сыграло большое значение» вместо «сыграло большую роль», «нести сыр-бор» вместо «нести чушь» «отдать должную дань» вместо «отдать дань».

Заключение словарный запас нормы культуры речи человек, знакомый с основными приемами делового общения, более успешен в карьере и бизнесе.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА Гутарева Н. Ю. Обучение фразеологии в рамках делового общения на примере русского и английского языков // Молодой ученый. — 2015. — №11. — С. 1328-1330. — URL https://moluch.ru/archive/91/19742/ (дата обращения: 20.04.2018). Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов / Автор-составитель И.Н. Кузнецов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 431 с. Основы русской деловой речи. Учебное пособие для студентов высших учебных заведений. Под редакцией проф. В. В. Химик. 2-е издание. – М., 2012 Тлеужанова А. К. Особенности студенческого жаргона [Текст] // Филология и лингвистика в современном обществе: материалы III Междунар. науч. конф. (г. Москва, ноябрь 2014 г.). — М.: Буки-Веди, 2014. — С. 114-118. — URL https://moluch.ru/conf/phil/archive/136/6460/ (дата обращения: 22.04.2018).

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ Кириенко Дарья, студентка ЭБ-101. Научный руководитель – к.филол.н., доцент кафедры ГиПД Магомедова П.С.

  • Кириенко Дарья ВитальевнаНаписать 0 28.05.2019

Номер материала: ДБ-605818

Добавляйте авторские материалы и получите призы от Инфоурок

Еженедельный призовой фонд 100 000 Р

    28.05.2019 89
    28.05.2019 109
    28.05.2019 55
    28.05.2019 69
    28.05.2019 132
    28.05.2019 83
    28.05.2019 105
    28.05.2019 63
Читать еще:  Как правильно и качественно гладить мужские рубашки

Не нашли то что искали?

Вам будут интересны эти курсы:

Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.

Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако редакция сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.

Типичные ошибки

Однако ограничить их число возможно. Для этого еще до начала переговорного процесса стоит отметить в программах или планах деятельности те пункты, которые нужно уточнить, чтобы не допустить отдельных ошибок.
Анализ наиболее часто встречающихся ошибок в деловой коммуникации позволяет сделать вывод, что большинство отрицательных результатов, несоответствие намеченным параметрам взаимодействия, непонимание между участниками общения возникает из-за отсутствия или недостаточной развитости речевых навыков и умений в устном и письменном деловом общении. В связи с этим всегда остается актуальным вопрос о необходимости овладения стилистикой официально-делового общения, лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов, договоров, выступлений.
Анализируя информационные материалы, подготовленные для использования в процессе коммуникации, необходимо обратить внимание на следующие показатели их совершенства:
• Соблюдение грамматических и стилистических правил.
• Подбор слов, точно соответствующих замыслу контактов.
• Простота и краткость изложения содержания.
• Интересность и убедительность: отсутствие лишних слов, конкретность, использование экспрессивной лексики и выражений позитивного плана, выраженная адресность текстов.
• Достоверность и точность.
Приведем пример. Обсуждая необходимость переговоров и договариваясь о дате их проведения, стороны обмениваются деловыми письмами и знакомят друг друга с новой информацией, актуальной для подготовки переговоров. Проанализируем следующее письмо.
Уважаемые коллеги!
Ваше предложение о проведении переговоров с целью более детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.
Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров.
Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные материалы и публикации, которые дают представление отех или иных факторах в сегодняшнем положении фирм.
Ждем вашего ответа и предложения о дате переговоров.
С уважением
Директор фирмы «Н» Иванов С.Б.
Отметим показатели совершенства (или несовершенства) текста в этом деловом письме.
Во-первых, письмо проникнуто желанием авторов поставить себя в зависимое положение по отношению к адресату, польстить, подстроиться. В деловой переписке это недопустимый просчет.
Во-вторых, растянуто изложение четырех простых и конкретных положений: получили ваше письмо; готовы к переговорам) предлагаем обменяться дополнительной (новой) информацией; рассмотрим ваш вариант даты переговоров. Не призывая к «телеграфному» варианту подачи информации, отметим все-таки, что деловые письма должны отличаться краткостью, четкостью, простотой слога.
В третьих, у авторов письма смутные понятия о стилистических правилах составления деловых текстов. Так, выражение . вызвало горячее одобрение всего нашего колелктива явно заимствовано из выступления на профсоюзном собрании, а фраза Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров – из бытового разговора на эту тему.
Слова информационные материалы и публикации вызывают вопрос: разве публикации не относятся к информационным материалам?
В-четвертых, использование слов, не соответствующих замыслу обращения. Как следует понимать …представление о тех или иным факторах в сегодняшнем положении фирм? Фактор в смысле каких-либо существенных обстоятельств в процессе, явлении (например, фактор времени) или сами события, явления (т.е. факты), изложение которых дает нужную информацию? К сожалению, понятия фактор и факт путают очень часто.
В-пятых, никакой конкретностью и точностью не дополняет письмо просьба о предоставлении «тех или иных» факторов.
В – шестых, в заключительной части делового письма подобного типа не обязательно обозначать должность отправителя, а его инициалы должны предварять фамилию. Конечно все эти «тонкости» оформления деловых текстов можно считать второстепенными по сравнению с предметным содержанием. Однако попытайтесь сравнить приведенное выше письмо и со следующий его вариант:
Уважаемые коллеги!
Благодарим вас за предложение провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших фирм.
Предлагаем вам до начала переговоров обменяться актуальной в данный момент информацией о деятельности фирм.
Готовы рассмотреть ваши предложения по проведению переговоров, месту, времени, составу делегаций.
Высылаем вам наши новые рекламные проспекты с самой свежей информацией о характере деятельности подразделений нашей фирмы.
Надеемся на плодотворное сотрудничество.
С уважением.
С.Б. Иванов
* * *

Таковы наши рекомендации по составлению» простых и контрактных документов, которые чаще всего используются на предприятиях и в учреждениях Российской Федерации и знать которые вам необходимо по роду вашей будущей профессиональной деятельности. В то же время существует понимание того, что необходима дальнейшая унификация служебной документации на основе рекомендаций «Типовой инструкции по делопроизводству в Министерствах, ведомствах Российской Федерации», сборника «Государственная система документального обеспечения управления. Основные положения» и других документов, подготовленных архивными службами государственных органов. В принципе существуют три уровня стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ) и республиканские (РСТ), цель которых – сократить количество используемых документов, типизировать их формы, повысить качество, но снизить трудоемкость их обработки, особенно с применением персональных компьютеров.
Вам необходимо внимательно следить за дальнейшей унификацией и стандартизацией управленческой и деловой документации с тем, чтобы она была на уровне современных требований. Помните, что документы всегда должны составляться на правовой основе, иначе они не будут обладать юридической силой и в случае конфликтных ситуаций могут не быть принятыми судами к рассмотрению.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
К § 1 «Документы для внутреннего пользования

1. Что такое документ, бланк, реквизиты?
2. На какие две группы делятся документы в зависимости от нужд предприятия и сферыих употребления?
3 Назовите основные реквизиты документов для внутреннего пользования. Дайте комментарий к реквизитам 4–5,12–13,16,18,21,22 и 23.
4. Назовите основные виды управленческих документов.
5. Что такое коммерческая тайна и какие сведения к ней относятся?

К § 2 «Документы для внешнего пользования»

1. Для чего служат документы для внешнего пользования?
2. Какие основные реквизиты свойственны документам для внешнего пользования? ‘Дайте характеристику основных из них.
3. На какие две группы делятся деловые письма в зависимости от содержания и объема?
4. Назовите виды простых деловых писем.
5. Назовите основные типы контрактных документов.
ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М., 1994.
2. ГОСТ Р6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 1997.
3 Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.
4 Демидова А.К., Смирнов А. Э. Русская коммерческая корреспонденция. М., 1985.
5 Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Сост. М. Т. Лихачев М. , 1991
6. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. Л. , 1991.
7. Кирсанова М.В, Аксенов Ю.М, Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. М.» Новосибирск, 1998.
8. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 1991.
9 Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011.93. М. , 1995.
10. Российскому предпринимателю: советы, рекомендации, образцы документов. М.,1993.
11. Сборник типовых договоров, применяемых в различных сферах хозяйственной и иной деятельности (изд. 2-е, дополненное). М., 1993
12. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. М., 1993
13. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., 1998.
14. Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих. М., 1996.
15. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1992.
16. Унифицированная система ОРД (УСОРД). Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1993.
Приложение

Читать еще:  Секреты красоты Моники Белуччи

Деловые коммуникации: предупреждаем ошибки в общении

При подготовке и ведении деловой беседы и переговоров нередки следующие типичные ошибки:

1.Подготовке к беседе не уделяется должного внимания. Участники полагают, что на самих переговорах легче будет решить все вопросы. На самом деле подготовка к беседе, переговорам, по данным ряда исследователей, должна занимать до 80% и даже более от общего времени (т. е. времени, отведенного на подготовку и ведение переговоров);

1. Ошибка № 1 – невнимательность. Во время беседы многие люди часто невнимательно слушают собеседника. В уме у них уже крутятся мысли о том, что они сами через минуту будут говорить в ответ. Если же вы будете внимательно слушать все, что вам говорят, вы уловите гораздо больше информации, зачастую весьма любопытной. А это даст вам еще больше новых тем для разговора. Говорите с собеседником в первую очередь о том, что его интересует. Как сказал Вильям Кинг: « Сплетник – это тот, кто говорит с вами о других. Зануда – это тот, кто говорит с вами о самом себе. Виртуоз общения – это тот, кто говорит с вами о вас».

2. Ошибка № 2 – слишком много вопросов. Если начать засыпать рассказчика вопросами, то разговор становится похожим на допрос. Тем более что назойливыми вопросами можно сбить собеседника с мысли и увести разговор в сторону.

3. Ошибка № 3 – затянувшаяся пауза. Каждый знает, как бывает неудобно в ситуации, когда необходимо продолжать общение, а говорить уже не о чем – все обычные темы уже исчерпаны. Прежде чем начать нервно перебирать в уме все события, о которых говорилось в последнее время в газетах или по телевизору, подумайте о том, что может послужить более интересной темой для продолжения разговора. Например, расскажите об интересной книге, которую вы недавно прочитали, или обсудите эпизоды из последней серии вашего любимого сериала (конечно, сначала нужно убедиться, что этот сериал нравится и вашему собеседнику). Можно поговорить о том, что вызывает интерес у вас обоих – о музыке, архитектуре, фигурном катании… Главное – не дать повиснуть долгой, неловкой паузе. Потому что потом наладить контакт будет еще тяжелее.

4. Ошибка № 4 – монотонность речи. Иногда бывает не столь важно, что вы говорите, сколь важно, как вы говорите. Если вы говорите, меняя интонацию, сопровождаете речь жестами, то именно это может сделать запоминающимся ваш рассказ. А если бубнить что-то на одной ноте? Представьте себе, что кто-то извлекает из пианино одну и ту же ноту пять, десять, пятнадцать минут подряд… Вам же просто убить его захочется! Другой важный фактор успеха рассказчика – четкая и не слишком быстрая (хотя и не слишком медленная!) речь.

5. Ошибка № 5 – угрюмое или сердитое выражение лица. Права пословица, что «с улыбкой все становится краше»; а что касается разговора, то это вдвойне верно. Улыбка не только облегчает установление контакта, она имеет и еще один удивительный эффект: она помогает привлекать и удерживать внимание окружающих. Еще улыбка помогает быстрее урегулировать споры и конфликты. «Сердитый кулак не бьет по улыбающемуся лицу», утверждал Конфуций.

6. Ошибка № 6 – привычка перебивать других. Каждый участник разговора должен иметь возможность спокойно высказать свою мысль. Нельзя перебивать говорящего, чтобы перетянуть внимание на свою персону. Умение находить баланс между тем, чтобы говорить и тем, чтобы слушать, является не только одним из принципов эффективного общения, но и вопросом о достойности ваших манер.

7. Ошибка № 7 – «я никогда не ошибаюсь!» Целью нашего общения не должно становиться желание во что бы то ни стало отстоять свою точку зрения. Такая непримиримость и неумение уважать точку зрения другого человека приведет к тому, что разговор потеряет свою непринужденность, и дело может дойти даже до конфликта.

8. Ошибка № 8 – разговор на негативные темы. Плохое самочувствие, проблемы в семье, неприятности на работе – это вовсе не то, о чем было бы интересно услышать вашему собеседнику, если только он не ваш личный врач или психотерапевт. Для придания разговору непринужденности лучше рассказывать не о своих интимных проблемах, а о смешных случаях из вашей жизни. Можно рассказать что-то интересное о том, чем вы увлекаетесь в свободное время. Если вы покажете свое чувство юмора и легкость вашего нрава, то окружающие, безусловно, и впредь будут стремиться к общению с вами.

9. Ошибка № 9 – скука. Иногда люди даже не замечают, что говорят о том, что другим не интересно. Разве можно слушать с интересом, например, восторженный рассказ мужчины о преимуществах своего нового автомобиля, который длится уже полчаса, да еще и в преимущественно женской аудитории? Вы должны быть готовы в такой ситуации спокойно перевести разговор на другую, интересную для всех тему. И сами никогда не говорите с другими о том, что может быть интересно только вам. Не совершайте подобные ошибки в общении и не заставляйте других считать вас скучной собеседницей!

10. Ошибка № 10 – безразличие. Если кто-то делится с вами своими переживаниями, не стесняйтесь сказать о том, что вы чувствуете по этому поводу. Если вы будете просто стоять и молча слушать, то создастся впечатление, что вам безразличен и сам собеседник, и то, о чем он говорит. Не будьте пассивны во время разговора, иначе люди начнут избегать общения с вами.

Специфические ошибки при ведении переговоров

1. За столом переговоров возникают споры внутри делегации (ведутся “внутренние переговоры”), что недопустимо. Если какие-то вопросы остались несогласованными внутри делегации или возникли новые проблемы, следует предложить партнеру сделать перерыв;

2. В ходе переговоров участники не достаточно внимания уделяют тому, как конкретно могут быть реализованы их предложения. Прорабатывая предложения, обязательно решите вопросы возможной их реализации;

3. В делегацию включают тех, кто не обладает достаточным уровнем профессионализма. Это может отрицательно повлиять на имидж;

4. Нередко завышается количественный состав делегации, что ведет к снижению эффективности работы на переговорах. Старайтесь обойтись “меньшими силами”, но они должны быть высококвалифицированными;

5. Не учитываются особенности делового общения и этикета партнера из другой страны, что ведет к взаимонепониманию на переговорах.

Овладение основами общения дает возможность руководителю, искренне желающему иметь повседневный успех в своей деятельности, эффективнее решать задачи сегодняшнего дня. В современных условиях ситуации общения руководителя настолько многообразны, что нет возможности предложить готовые рецепты на все случаи жизни. Выбрать же оптимальное решение – является задачей, над которой руководящий работник должен трудиться ежедневно.

Итак, учитывая все вышеизложенное, рассмотрим основные рекомендации по процессу деловой беседы и переговоров, исходя из их общей трехэтапности (подготовка, ведение, анализ после завершения).

I. При подготовке к переговорам определите состав делегации и ее руководителя. Внимание: типичная ошибка для российских участников переговоров – слишком большой количественный состав делегаций; помните, что делегация должна работать, как единая команда.

Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером: выразите всю заинтересованность от участия в переговорах, запросите (если необходимо) дополнительную информацию (например, техническую документацию).

Согласуйте с партнером организационные моменты предстоящих переговоров: уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель предприятия, его заместитель и т. д.?):

место проведения переговоров;

количественный состав делегации (сколько человек примет участие в переговорах?).

Дайте ваши предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать). II. Ведение. Рассадка:

глава делегации садится в центре, напротив него – глава партнерской делегации;

справа от главы – второе лицо в делегации, слева – переводчик.

Ссылка на основную публикацию
×
×
Adblock
detector